24 de mayo de 2019

Mejora tu empresa para siempre con Manuales de Operación

Uno de los principales y más profundos problemas de las pequeñas y medianas empresas, es sin duda la improvisación de actividades y ocurrencias operativas. Esto ocurre cuando no se tiene una clara idea del accionar de la empresa y de cada uno de los puestos que la integran. Por ello, el ¿Cómo hacer? ¿Qué hacer? y ¿Cuándo hacer? se vuelve una improvisación a juicio de quien toma las decisiones importantes. Esto nos remonta a la base de la administración: Las metas y objetivos, las políticas de la empresa, la planeación y por supuesto los manuales administrativos.


De acuerdo a Michael Porter, una empresa sólo puede sobrepasar a sus rivales si establece una diferenciación que pueda mantener. Por lo tanto, debe entregar mayor valor a los clientes que la competencia o crear un valor comparable a otras empresas, pero a un costo menor.

Una de las maneras que tienen las empresas para alcanzar esta diferenciación es la efectividad operacional. Esta consiste en establecer de mejor manera que los competidores las actividades necesarias para desarrollar el negocio. 

Una empresa que desea ser más eficiente y productiva además de eliminar sistemáticamente los problemas y errores del personal, requiere de serias transformaciones, disciplina y procesos que involucren a la tecnología con su recursos humano, siempre con una continua capacitación y adiestramiento.

El poder disminuir o solucionar problemas al interior de su organización y potenciar su crecimiento no tiene porque ser un dolor de cabeza, es más bien cuestión de orden y estandarización de procesos, donde un manual de operaciones o procedimientos puede ser su auténtico salvavidas. El manual de operaciones es un documento oficial que suele considerarse como una guía de referencia detallada que contiene toda la información de cómo funciona una empresa u organización


El propósito principal de tener un manual de operaciones es hacer más fácil la incorporación de nuevos colaboradores a la organización, ya que este documento replica de manera ordenada toda la información que cualquier persona requiere para conocer a detalle las actividades que debe hacer en la empresa. Es tambien una guia norma para la toma de decisiones en caso de existir dudas o controversias respecto a cómo actuar o que hacer frente a una situación específica.




El facilitar dichos documentos a los trabajadores trae consigo grandes beneficios al personal operativo, por ejemplo: 
  • Se eliminan sistemáticamente los errores recurrentes en la operatividad diaria de la empresa.
  • Disminuye sistemáticamente la intervención de jefes o directivos para la toma de decisiones.
  • Aumenta la productividad y eficiencia laboral, ya que una vez asignado los procedimientos de su área a un trabajador, con el tiempo y la práctica lo compromete y lo vuelve ordenado.
  • Se definen clara y específicamente las actividades y responsabilidades de cada trabajador.
  • Elimina la toma de decisiones no fundamentadas o las decisiones improvisadas que muchas veces suelen hacer más grande un problema operativo.
  • Permite, si se desea, abrir de manera más rápida y fácil, más y mejores puntos de venta, sucursales o crear a base para franquiciar un negocio.
  • Los trabajadores se sentirán más cómodos en su trabajo porque sabrán a ciencia cierta qué, cómo y cuándo deben ejecutar determinadas tareas, con lo que se
  • Contribuye a la disminución de la rotación de personal
  • Conservar el expertise de la empresa aún cuando el trabajador se vaya.
  • PErmite sustituir con mayor facilidad a una persona en su puesto de trabajo.
  • Disminuye significativamente los tiempos de capacitación y abordaje a la empresa para nuevos colaboradores.
  • Incrementa la experiencia laboral, es decir, un empleado prefiere siempre un trabajo con orden que un trabajo donde cada día las cosas se hacen diferente a pesar de ser la misma actividad.
  • La información documentada de los procesos permite consultarlos en cualquier momento sin la necesidad de acudir a un compañero o jefe que sea experto en el tema.
  • Cuando surgen discrepancias u errores operativos, el manual sirve como medio de resolución de conflictos en temas de auditoría administrativa u operativa, con lo que pueden fincarse responsabilidades a un trabajador que haya omitido el proceso autorizado por la empresa.
  • Se disminuyen quejas por parte del cliente, ya que los clientes encontrarán una empresa más sólida, organizada y que da respuestas con prontitud a sus demandas o solicitudes.
Con el tiempo se dará cuenta que su manual requerirá actualizaciones porque ha encontrado mejores maneras de realizar una acción, procesos más esbeltos y menos costosos, tiempos de respuesta más cortos y un sin fin de beneficios que día a día harán crecer a su empresa. 



Muchos de nuestros clientes, después de conocer los beneficios que tienen los manuales de operación, se preguntan cómo hacerlos, que se necesita y que integra un manual. Así que, a grandes rasgos este es el contenido de un manual de procedimientos. 


  • Portada que identifique el manual respecto de otros documentos de la empresa.
  • Índice de contenido 
  • Historía de la organización
  • Organigrama de la empresa
  • Objetivo general y específicos
  • Alcance
  • Marco Legal Aplicable
  • Políticas del manual 
  • Procedimientos escritos
  • Flujogramas de procesos

Si deseas que alguno de nuestros consultores te asesore en la implementación del manual de procedimientos de tu empresa, por favor enviarnos un email a: hola@ensomx.com, donde con gusto te asesoraremos durante este proceso de mejora organizacional.

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